Ayuda

PRESENTACIÓN

Si acabas de llegar a esta intranet, recibe nuestra bienvenida!

En esta página te explicamos algunas nociones básicas de estructura y funcionamiento para que te desenvuelvas y aprovechas todas las funciones disponibles. Iremos desarrollando nuevos temas de ayuda conforme encontremos dificultades en el uso de las herramientas disponibles. Así que no dudes en comentarnos los escollos y sugerencias, porque hacemos esta herramienta entre todas y sobre la marcha. Deja un comentario en uno de estos perfiles y te atenderemos a la mayor brevedad posible:

Daniel Rabanaque (Web REAS RdR)

Punto de partida

El diseño de la intranet ha tenido en cuenta las características del encargo, el método de trabajo utilizado hasta ahora en el desarrollo de la propia intranet (un grupo de voluntarios primero y un equipo de trabajo después) y las inercias de trabajo de las personas que ya son usuarias de la actual zona de “intranet” de REAS RdR, la cual es un sistema de archivos en ftp con una página protegida por contraseña que aloja una tabla en html desde la cual se linka con los archivos correspondientes. Es decir, que la Intranet desarrollada ha tenido que hacer convivir de alguna manera el sistema existente de repositorio ftp con funcionalidades más modernas que nos permitiesen ediciones múltiples de algunos documentos, compartir algunos otros y un comportamiento más relacional de las personas que la utilizan.

 

Bienvenidxs a la Intranet

La intranet de REAS RdR ha optado por integrar en un mismo espacio ambas posibilidades de uso: como repositorio de documentos basado en lenguaje .html y como espacio de relación, trabajo compartido y generador de documentos comunes. Para ello, utilizamos la combinación de páginas .html con las funciones de BuddyPress, creando un acceso amable para quienes vienen usando la intranet previa y encaminando la organización de los materiales de nueva creación en espacios compartidos y de colaboración.

Así, el recorrido por el Plan de Trabajo de REAS, que establecía el hilo conductor del repositorio existente, sigue guiando la navegación desde la portada. Una vez en él, las tareas que se desprenden de este plan enlazan con los diferentes grupos de trabajo que se encargan de su desarrollo, con las personas responsables de ellas o con el repositorio de documentos pertinente.

Por lo tanto, hemos establecido dos caminos principales para utilizar la Intranet de REAS: las Áreas de Trabajo con su estructura semejante al Plan de Trabajo y la anterior intranet, y la combinación de Grupos, Documentos de Colaboración y Bibliotecas. El acceso a ambas posibilidades de trabajo se realiza desde la portada de la web. Las Áreas de Trabajo responden a la terminología utilizada en el Plan de Trabajo de REAS, que es el índice general para organizar el repositorio de archivos. Los Grupos, Documentos de Colaboración y las diferentes Bibliotecas permiten, a través de la creación de un perfil usuario, utilizar las funciones actuales de Buddypress y abren la posibilidad a trabajar de manera compartida, ver los temas de trabajo abiertos y conocer la organización de tareas. Además, la portada de la intranet ofrece las opciones de navegar directamente por los grupos y participantes existentes (que es, en definitiva, la base de toda la estructura de esta intranet), ver la actividad global de las personas participantes, visitar algunos espacios destacados o acceder a algunas páginas concretas.

 

Lxs usuarixs, protagonistas

Pero la intranet no se explora a base de clic sin pasar por la zona de registro y abrir un perfil usuario en ella. Aunque algunos documentos y zonas de navegación son accesibles a cualquier visitante, el verdadero potencial de la herramienta comienza con este registro. Mediante la apertura de un perfil usuario, se abre la posibilidad de relacionarse con otros perfiles, crear y participar en grupos públicos o privados, generar y compartir documentos, acceder a los diferentes repositorios, etc.

Tras completar y validar vía correo electrónico el proceso de registro (una única pantalla con 10 campos básicos por completar, más un captcha para evitar entradas de robots), las personas usuarias tienen la posibilidad de solicitar su acceso a los grupos privados y crear los suyos propios, además de acceder a documentos accesibles únicamente tras registro y relacionarse mediante mensajes con otras personas pertenecientes a la red.

 

Grupos y relaciones, el centro de intranet

En las relaciones entre los diferentes perfiles usuario se basa buena parte del funcionamiento de intranet. Por un lado, cualquier persona puede enviar y recibir mensajes de otra a través de su espacio personal. Avanzando en el uso, los perfiles pueden relacionarse a través de solicitudes de amistad, lo que permite invitarse a los diferentes grupos de trabajo administrados.

Los grupos de trabajo son los espacios que terminan de dar sentido a la intranet actual, ya que en ellos se ofrece la posibilidad de trabajar de forma colaborativa en documentos, compartir archivos y crear o consultar una biblioteca común.

Además, cada grupo ofrece desde su portada la posibilidad de consultar la actividad reciente del grupo a la manera de un muro que acepta texto, imágenes, vídeos y enlaces, más comentarios y respuestas. Se ha añadido también una zona de foro que funciona con las habituales conversaciones distribuidas en hilos.

 

Creación de un grupo

Cualquier perfil usuario puede abrir un grupo de intranet. Para ello, basta con dirigirse a la zona de Grupos desde el menú principal o la portada y clicar en “Crear grupo” para seguir el proceso de creación. Los grupos presentan tres opciones de privacidad:

  • Grupos públicos: son visibles y cualquier participante puede ingresar en ellos sin necesidad de invitación o validación.
  • Grupos privados: son visibles y para acceder a ellos se necesita invitación o validación por parte de las personas que los administran.
  • Grupos ocultos: no se muestran y se necesita invitación.

Durante la creación del grupo, se consulta por las funciones a habilitar: nuestra recomendación es disponer de todas. Más adelante puede cambiarse esta configuración en la propia gestión del grupo.

 

Los Documentos de Colaboración, principal función

Los Documentos de intranet que pueden crearse están diseñados para ser el centro de trabajo de cada grupo. A través de ellos, es posible la edición a varias manos, compartir diferentes tipos de archivos en su interior (acepta extensiones .odt, .ods, .rtf, .txt, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pps, .pptx, .ppsx, .pdf, .jpg, .jpeg, .gif, .png, .zip, .tar, .gz, .psd, .tif, .ttf, .titf), comentar lo editado y consultar su historial de ediciones.

Cualquier perfil usuario puede crear documentos y compartirlos en la intranet desde la zona de “Documentos de colaboración”. Estos documentos no tienen por qué estar asociados a un grupo de trabajo, aunque, por supuesto, su verdadera utilidad reside en asociarlos a un grupo y a unas tareas, bien porque se cree el documento nuevo desde un grupo o bien porque lo asociemos a uno existente al crearlo desde la zona de Documentos. Asociar un documento a un grupo permite, además, incluirlo dentro del sistema de carpetas que se organizan en cada grupo, como veremos más adelante.

 

Privacidad en los documentos

Cada documento creado tiene la posibilidad de gestionar su privacidad independientemente de la privacidad del grupo al que pertenezca. Así, los documentos de trabajo pueden limitarse al interior del grupo mientras que otros documentos pueden compartirse, mientras se trabajan o al acabarlos, con el restos de usuarias registradas o incluso de manera pública. El sistema que utilizamos permite diferencias entre “Cualquiera”, “Usuarios registrados” y “Creador del documento”, opciones a las que se añaden “Miembros del grupo” y “Administradores del grupo” cuando el documento pertenece a un grupo concreto. Estas opciones pueden diferenciarse para lectura, edición, leer comentarios, escribirlos y ver el historial.

IMPORTANTE: En caso de duda y de primeros pasos, recomendamos encarecidamente compartir documentos únicamente en el interior de un grupo y con las personas pertenecientes a ese grupo: abrir la posibilidad de que un documento sea visto y/o editado por “Usuarios registrados” no garantiza la privacidad de la información.

 

Organización de los documentos: carpetas

Los Documentos de Colaboración en el interior de los grupos se organizan en carpetas. En este momento, tan solo es posible utilizar carpetas en un único nivel, es decir, sin subcarpetas por debajo (en algunas secciones se pueden encontrar subcarpetas desarrolladas antes de desactivar esta función). La razón de este límite es que el uso de subcarpetas creaba, durante el testeo, más problemas que beneficios al complicar el proceso de creación de cada documento. Si bien la propuesta actual presenta este tope, la funcionalidad de carpetas en niveles infinitos está permitida por los plugins utilizados y puede activarse de forma sencilla.

La propuesta de organización actual pasa, entonces, por el uso de un único nivel de contenedores dentro de cada grupo. Estas carpetas no tienen límite en número ni en la cantidad de documentos que pueden albergar, así que es cuestión de jugar con esas posibilidades. Además, sugerimos varias opciones a la hora de facilitar la organización:

  • Un documento colocado fuera del nivel de carpetas y visible para todo el grupo puede actuar de índice de documentos y aclarar el ordenamiento y la distribución de los contenidos del grupo.
  • Un documento dentro de una carpeta puede enlazar a infinitos documentos y ordenarlos según un criterio diferente al de las carpetas existentes.
  • (En desarrollo) la propia portada del grupo ofrece una zona de personalización que puede convertirse muy bien en el índice de los materiales de trabajo.
  • Esta misma función se puede desarrollar en el feed de Actividad del grupo y en su Foro.

 

Organización de los documentos: biblioteca

Una biblioteca de nuestra intranet es un espacio de almacenamiento para archivos definitivos, es decir, documentos finales que ya no van a ser editados. La zona de Biblioteca es únicamente visible para los perfiles que pertenecen al grupo en cuestión. Los archivos que se recogen en ella (acepta extensiones .odt, .ods, .rtf, .txt, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pps, .pptx, .ppsx, .pdf, .jpg, .jpeg, .gif, .png, .zip, .tar, .gz, .psd, .tif, .ttf, .titf) no permiten comentarios. Se organizan en categorías que cada grupo define para sí, que pueden ser múltiples para cada archivo y no tienen límite en número.

 

Notificaciones por e-mail

La zona de gestión del perfil personal de cada persona usuaria permite graduar los eventos que lanzan un mensaje a su correo de registro. Por defecto, se envían correos eléctronicos cuando, en relación con su perfil personal o con los grupo a los que pertenecen, se producen solicitudes y
respuestas de amistad, se recibe un mensaje o respuesta a mensaje previo o menciones, se recibe una invitación, se actualiza la información del grupo, se solicita acceso a un grupo administrado, se transfieren documentos a un grupo al que se pertenece.

Se recomienda mantener todas estas notificaciones activadas. Al menos hasta que tengamos el hábito de trabajar de forma estable con nuestra
intranet.

 

Jerarquías de intranet

Por necesidades técnicas, la intranet de REAS Red de Redes presenta la siguiente jerarquía:

– Administradores principales (Worpress): Carlos Rey (secretaría RdR), Daniel Rabanaque (comunicación RdR), Bryan Soria (programador Resón
Comunicación), Javier Hernández Padilla y Alberto Cucart (Estudio Inclusivo).
– Administradores de grupos
– Moderadores de grupo

Además, la intranet, como se ha explicado, tiene estos tipos de personas usuarias:

– Usuarias de grupo
– Usuarias sin grupo
– Usuarias sin registrarse

Los usuarios pueden pertenecer a varios grupos pudiendo ser administradores o moderadores de ellos. El administrador de cada grupo puede ser impuesto por un administrador principal o en su defecto será aquel que cree el grupo. Dentro de sus capacidades está la de cambiar el avatar del grupo, expulsar miembros del grupo, abrir y cerrar foros, crear moderadores, etc. También puede cambiar la información de portada del grupo.

Los moderadores pueden cerrar post en el foro e incluso realizar pequeñas gestiones de contenido.

Los usuarios pueden realizar tareas y publicarlas dentro del grupo. Según la configuración de este y del documento concreto, puede requerir la
comprobación de un moderador y/o administrador.

PASO A PASO

BUSCADOR

En el menú superior común a todas las páginas, tienes un buscador a tu disposición que te devolverá resultados de grupos, documentos o perfiles que coincidan con tus términos de búsqueda.

BARRA LATERAL

La barra lateral izquierda puede ocultarse con el símbolo menos presente en su ángulo inferior derecho (blanco sobre verde claro). Para volver a verla, al clic en el símbolo más que aparecerá.

Tu perfil usuario

La intranet de REAS Red de Redes funciona a partir de perfiles personales que se relacionan entre sí y forman grupos para compartir documentos, trabajar en ellos y poner en común recursos.

El primer paso es registrarte a través de un sencillo formulario para obtener un perfil usuario. Aunque algunos documentos se comparten de manera abierta a cualquier visitante, la potencia de la intranet se despliega de forma completa para las personas usuarias que han completado el registro.

Una vez que obtengas tu acceso personal (tras confirmar el registro en tu bandeja de correo entrante), podrás acceder a más materiales, interactuar con otras usuarias y trabajar con los diferentes grupos.

Gestionar tu perfil

Aspectos básicos para poner a punto tu perfil y comenzar a moverte por ti misma.

Cambiar la contraseña

Elige una contraseña más amable. En todo caso, anótala en algún sitio 😉

Comenzar a relacionarse

Aunque no es indispensable venir a hacer amigos, nuestra intranet está basada en usuarias que se relacionan entre sí. Utiliza un marco de amistad y solicitudes aprendido en redes sociales. La amistad con otra usuaria permite recibir invitaciones a los grupos de trabajo que ella gestiona. Además, facilita conocer las relaciones de confianza entre las personas que forman parte de intranet. Así que ya sabemos: a hacer amistades!

Además, la intranet ofrece un sistema de mensajeo de persona a persona, bien por mensaje privado o público. Para ello, ve al perfil de la persona a la que quieras escribir y elige el tipo de mensaje. Puedes dirigirte a alguien sin tener amistad con ese perfil.

Hacer amigos

Cómo solicitar amistad o escribir un mensaje a otras usuarias.

Gestionar tus mensajes

Maneja los mensajes recibidos para tu perfil personal.

Los grupos

Como ya hemos adelantado, los grupos son espacios de relación y trabajo, disponibles para crear, modificar y compartir documentos, poner en común archivos, establecer debates y conversaciones, etc.

La herramienta que utilizamos permite hacer crecer las funcionalidades de los grupos mediante la adición de módulos (plugins), si bien hemos preferido comenzar solamente con los elementos básicos. Conforme se vayan necesitando, podremos sumar nuevas posibilidades a los útiles a nuestra disposición.

Por ahora, las dos funcionalidades principales de los grupos son los Documentos y la Biblioteca. Además, cada grupo presenta un foro de debate a la manera clásica de hilos con respuestas. Y la página de entrada a cada grupo muestra un muro en el que podemos ver la actividad reciente, dejar comentarios e incluso compartir archivos o enlaces.

Participar en grupos

Indicamos cómo hacer para participar en un grupo y utilizar sus herramientas.

Crear un grupo

Iniciar un grupo de trabajo como perfil administrador.

Crear nuevas páginas en los grupos

(Sólo para administradores)

Aunque, como explicamos, cualquier perfil usuario puede abrir un grupo, nos recomendamos prudencia en nuestro inicio y tratar, por ahora, de trabajar con grupos nutridos de participantes, sin multiplicar innecesariamente los espacios.

Gestionar los documentos

Una de las funcionalidades principales de los grupos son los Documentos. En esta sección podrás crear o participar en documentos abiertos para poder generar sus contenidos de forma colaborativa y abierta, entre todas las personas del grupo.

Para facilitar la organización de los documentos, pueden crearse carpetas en las que depositar los documentos, así como seleccionar qué usuarios pueden tener acceso a los mismos.

Ordenar documentos en carpetas

Indicamos cómo depositar tus documentos en carpetas.

Opciones de privacidad

Aprende a seleccionar quién puede tener acceso a tus documentos.

Gestionar la biblioteca

Otro de los espacios que encontramos en los grupos es la biblioteca. En ella podemos compartir archivos, que organizaremos por categorías para facilitar el acceso y clasificación a los mismos.

A continuación te explicamos cómo crear y configurar un nuevo archivo en la biblioteca y cómo modificar la categoría de un archivo ya existente.

Configurar archivos de la biblioteca

Indicamos cómo subir archivos a la biblioteca y seleccionar sus categorías.

Cambiar la categoría de un archivo

Cómo modificar la categoría de un archivo que ya existe en la biblioteca.